Veranstaltung planen: Wichtige Strategien für ein erfolgreiches Event
Ein Event zu planen ist wie ein spannendes Puzzle – jedes Teil zählt! Entdecken Sie die Geheimnisse für ein unvergessliches Erlebnis.
„Kein Event ist wie das andere“ könnte der berühmte Veranstaltungsplaner Shakespeare gesagt haben. Plötzlich stehen Sie in einem Raum voller Möglichkeiten, in dem die Luft vor Spannung knistert. Was braucht es, um aus dieser kreativen Energie ein unvergessliches Erlebnis zu formen? Ein paar kluge Strategien und eine Prise Mut!
Die Planung einer Veranstaltung ist eine echte Herausforderung. Viele Dinge sollten beachtet werden, was stressig ist. Wer eine richtige Strategie hat, kann sich aber den Erfolg sichern. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen unsere Top-Tipps vor, die Ihnen helfen werden, die hohe Kunst der Planung eines unvergesslichen Events zu beherrschen.
Beginnen Sie möglichst früh mit der Vorbereitung
Beginnen Sie möglichst früh, alles zu organisieren. Idealerweise sollten die Vorbereitungen für große Events ca. 4 bis 6 Monate vor dem Termin starten. Für kleinere Veranstaltungen ist mindestens 1 Monat nötig. Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit haben, um alle geplanten Dinge ruhig zu realisieren.
Der Termin für Ihre Veranstaltung sollte ein halbes Jahr in Voraus stehen
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Bestimmen Sie Ihr Ziel und Ihre Zielgruppe
Eines der allerersten Dinge, die Sie tun müssen, ist, sich ein bestimmtes Ziel für die Veranstaltung zu setzen. So bleiben Sie während der gesamten Planungsphase von der Auswahl des Ortes bis zur Sponsorengewinnung fokussiert. Überlegen Sie, was Sie Ihren Gästen mit dem Event vermitteln wollen. Legen Sie auch fest, welche Ihre Zielgruppe ist.
Bestimmen Sie das Budget
Bei der Planung der Veranstaltung seien Sie kreativ. Wenn es aber um das Budget geht, setzen Sie strenge Regeln. Hilfreich kann ein Programm sein, mit dem Sie alle Ausgaben unter Kontrolle halten. Sie haben die Möglichkeit, das Dokument mit den anderen Managern zu teilen, um sicherzustellen, dass jeder, der Ausgabenverantwortung trägt, über seinen Teil Bescheid weiß.
Erzeugen Sie Stimmung durch Licht und Nebel
Finden Sie Sponsoren frühzeitig
Es gibt nichts Schlechteres als das, zu spät Sponsoren für die Veranstaltung zu gewinnen und alles ohne ein sicheres Budget zu organisieren. Finden Sie Sponsoren so früh wie möglich. Zu diesem Ziel erstellen Sie ein Sponsoringkonzept und klären Sie alle Fragen, die wichtig sind. Tipp: Übernehmen Sie die Anfertigung aller Verträge, weil Sie sich am besten mit dem Projekt auskennen.
Delegieren
Die Planung einer Veranstaltung ist mit viel Arbeit verbunden. Versuchen Sie daher nicht, alles ohne Hilfe zu erledigen. Durch das Delegieren der Aufgaben können Sie ruhig sein, dass keine Aspekte vergessen werden und alles schrittweise durchgeführt wird. Stellen Sie ein Team zusammen, das kompetent und vertrauenswürdig ist. Wichtig: Klären Sie gut, wer welche Aufgaben übernehmen sollte.
Denken Sie kreativ
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Get Social
Vergessen Sie auf keinen Fall, das Event online anzumelden. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten an der Vorbereitung damit beschäftigt sind, die Veranstaltung in der Öffentlichkeit bekannt zu machen. Bereiten Sie Materialien für Facebook und Instagram (einschließlich Stories) vor, die gepost werden könnten. Das Marketing ist äußerst wichtig für jedes erfolgreiche Event. Falls nötig, erstellen Sie ein Budget gezielt für diesen Bereich.
Technik
Kein Event kann erfolgreich ohne sie sein: die Technik! Mieten oder kaufen Sie alles, was für Ihre Veranstaltung notwendig ist. Mikrofonen, Mischpulte, Lautsprecher, Podeste oder Nebelmaschine vom erfahrenen Partner für Veranstaltungstechnik – alles sollte dabei sein. Am Tag des Events prüfen Sie unbedingt alles vor dem Beginn. So können Sie ruhig sein, dass alles reibungslos geschehen wird.
Vergessen Sie nicht, Fotos zu machen
Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung von Branding
Visual Branding ist ein wichtiges Instrument, das Ihnen helfen wird, Tickets zu verkaufen, großartige Marketingkampagnen für die Veranstaltung zu erstellen und Sponsoren zu gewinnen. Wählen Sie ein passendes Thema, Logo, Slogans, Farbschema etc., die für einen einheitlichen Look sorgen. Achten Sie darauf, dass Sie überall erscheinen. Tipp: Ein gutes Logo ist unkompliziert, originell und relevant für die Zielgruppe.
Fotografieren Sie alles
Nach der mühesamen Arbeit ist es gut, das Ergebnis zu fotografieren. Diese Fotos sind unglaublich nützlich für Ihr Social-Media-Portfolio, wenn Sie weitere Kunden anziehen wollen. Beauftragen Sie einen guten Fotografen, der professionellen Fotos machen kann. Stellen Sie sicher, dass alle Rechte geklärt sind. Nach dem Event veröffentlichen Sie einige Fotos auch in den sozialen Netzwerken.
